sábado, 12 de mayo de 2012

28. Tablas en Excel

Tras el menú "insertar" de la cinta de opciones, encontramos un botón para crear tablas.

Con este botón podemos crear una tabla para crear y administrar datos relacionados.
Entre otras cosas, las tablas permiten ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja más fácilmente.

Buscando una analogía simple podríamos comparar una tabla de excel a una base de datos donde éstos se encuentran interrelacionados.

Pero, ¿Como podriamos definir fácilmente lo Qué es una tabla?

Podríamos decir que crear una tabla es la forma en la que nosotros le decimos a excel que considere una serie de filas y columnas con determinados datos y le indicamos que estos datos se encuentran relacionados. La primera fila será la cabecera de estos datos (o campos) y las diferentes filas compondrán los datos de la tabla. Cuando añadamos datos adicionales (nuevas filas), éstos tomaran las características del resto de datos de la tabla (formatos, fórmulas, condiciones de filtrado etc..)

Veamos un ejemplo...

sábado, 28 de abril de 2012

27. Búsqueda y referencia: DESREF

- DESREF... Que palabra tan rara.

- Pues la verdad es que sí, pero este es el término que le ha dado Microsoft a esta función (Traducción de OFFSET en inglés).

DESREF es una de las funciones que se integra dentro del epígrafe de fórmulas de excel correspondientes a "búsqueda y referencia".

Entendiendo como funcionan fórmulas como BUSCARV, INDICE , COINCIDIR y DESREF, puede marcar la diferencia a la hora de diseccionar, analizar e interpretar los datos con Excel.

Esta función puede referirse tanto a una celda como a un rango de celdas dependiendo de la estructura que le demos a la fórmula, pero en cualquiera de los dos casos, partimos de una referencia base.

Intentando representar gráficamente como funciona esta fórmula podríamos decir que es como marcar o encontrar la posición del tesoro en el mapa a partir de un determinado punto...

miércoles, 11 de abril de 2012

26. Vínculos en excel

Uno de nuestros lectores nos hace la siguiente consulta:

"...Todos los meses realizo un informe, el cual detalla las ventas mensuales, trimestrales y acumuladas al mes que estoy presentando. Dicho informe se obtiene de una lista de datos que descargo del sistema de la empresa todos los meses, y todos los meses tengo que rehacer el informe. ¿Hay alguna forma de no tener que realizar la misma tarea una y otra vez?..."


Una vez que le echamos un vistazo al informe pudimos ver que la solución a su problema era la utilización de vínculos entre libros de excel.

Veamos como lo solucionamos...

viernes, 17 de febrero de 2012

25. Búsqueda y referencia: COINCIDIR e INDICE

El presente artículo nace de una consulta que me hizo mi primo Xavi.

Xavi es entrenador de natación, y para gestionar los entrenamientos de los chavales y controlar su rendimiento, apunta las distintas marcas que van realizando. Esto lo hace en una hoja de excel la cual cada vez se va haciendo más grande.

Xavi me preguntaba si existía alguna forma de poder ver de un vistazo, en  un determinado día de entrenamiento, cual había sido la marca de alguno de sus deportistas en particular y como podía hacer para comparar dicha marca con el resto.

Inicialmente pensé en sugerirle las fórmulas de BUSCARV y BUSCARH pero me di cuenta de que había que coincidir tanto la fecha del entrenamiento y el nadador al mismo tiempo.

Para este proyecto le sugerí entonces utilizar las fórmulas de COINCIDIR e INDICE

Con el listado que Xavi nos proporcionó y con las dos fórmulas mencionadas, aliñado con un poco de Formato Condicional, y Validación de Datos, obtuvimos el resultado que se perseguía:


Esto es lo que hicimos...

domingo, 12 de febrero de 2012

24. Texto en Columnas

Un amigo que se llama Andrés, tiene una tienda de deportes. Mi amigo preguntaba:

- Si tenemos un listado en excel, en el que en cada celda de una misma columna tenemos el nombre del producto y la marca del mismo, ¿es posible separar ambos en 2 columnas diferentes?

- ¿Como se encuentran separados los datos? - Preguntaba yo

- ¿Como?

- El nombre del producto y la marca se encuentran separados por un espacio, por un guión, por una coma, punto y coma u otro signo identificable? - decía yo.

- Ah sí. Por un espacio - contestaba Andrés.

- Pues no tienes problema. Podríamos utilizar algunas fórmulas de texto, pero en excel tenemos la herramienta de separar el texto en columnas que hace que esto sea un poco más fácil...