miércoles, 16 de noviembre de 2011

10. Las funciones o fórmulas en excel


Con excel también podemos representar funciones como las de la imagen, pero lo que en esta entrada queremos exponer, es la importancia de las funciones o fórmulas que dispone esta aplicación.

Las funciones o fórmulas son uno de los elementos más importantes que le "dan vida" a este programa.

Vimos una pequeña introducción al respecto en una de nuestras primeras entradas (aquí), en la cual aprendimos que todas las fórmulas que introduzcamos en cualquier celda, vienen precedidas del signo igual.

 Por ejemplo si queremos sumar las cifras de las celdas A1 y B1 y representar el resultado en la celda C1, en ésta última escribiremos =A1+B1.

Como es de suponer, las fórmulas en excel no se limitan a a simples sumas, sino que incluyen todo un rango de tipos que van desde las propias fórmulas matemáticas, de lógica, de texto, financieras, hasta fórmulas de búsqueda y referencia.
Intentaremos pues, explicar como aplicar fórmulas para contar, para subtotalizar, para calcular la rentabilidad de una inversión, para buscar en una base de datos, para realizar cálculos en función de determinadas condiciones...



Para buscar las fórmulas, deberemos situarnos en la pestaña o menú de "Fórmulas" en la cinta de opciones.

Si hacemos clic en el icono de insertar función, nos aparecerá en la pantalla un cuadro de diálogo en el cual podemos elegir la categoría de función que estamos buscando, y dentro de ésta la función especifica que queremos utilizar (en la cinta de opciones, de fórmulas también podemos marcar los distintos iconos de fórmulas existentes para cada categoría).

Por ejemplo si queremos contar el número de celdas de una lista, tendremos que buscar dentro de la categoría de funciones "estadísticas" y elegir la función de contar. Veremos que cuando seleccionamos la función nos aparece debajo una pequeña descripción de la función que nos puede ayudar a su selección.

Si hacemos clic en aceptar nos aparecerá otro cuadro de diálogo en el cual podremos introducir los parámetros de la función, los cuales pueden ser valores, rangos, condiciones etc. Excel también nos proporciona la ayuda necesaria con otra breve descripción en cada uno de los parámetros que utilizamos en la función elegida.

Del mismo modo, si conocemos la fórmula, no hace falta que sigamos lo anteriormente descrito, sino que escribimos la fórmula en la celda correspondiente, obteniendo el mismo resultado.
Por ejemplo si en la celda A1 queremos mostrar el cálculo correspondiente a contar lo que tenemos en las celdas A2 a A50 simplemente escribimos en A1 la fórmula '=CONTAR(A2:A50)'


Cuando estamos en una celda determinada, podemos ver el valor (si no hay fórmula) o la fórmula en la barra de fórmulas como aparece en la imagen superior.

Veamos algún ejemplo práctico donde podamos aplicar esto. Tomemos  por ejemplo los datos de la clase de mi amigo Cristobal que es profesor, y veamos que podemos hacer con ello


Vemos como aplicando las distintas fórmulas que existen con referencia a "contar" obtenemos diversos resultados. Igualmente hemos calculado por ejemplo el promedio de las notas de la clase (nota 3)

Si observamos, vemos que nuestra lista está filtrada (ver filtros en la entrada de "la ley del embudo")
Si aplicamos cualquiera de los filtros, veremos que nuestras fórmulas no cambian,y continúan mostrando los cálculos para la totalidad de la lista.
Si queremos no obstante que nuestras fórmulas hagan referencia solamente a los datos que filtremos, tendremos que aplicar otro tipo de fórmulas que son los "Subtotales".


Cuando escribimos en una celda la fórmula de subtotales, veremos como excel nos ofrece varias opciones las cuales se encuentran asociadas a un número:




Podemos elegir el número o variable que más se acople a nuestras necesidades.

Hemos mostrado en la imagen superior, algunos ejemplos seleccionando las diferentes variables para conseguir distintos resultados.

Si filtramos ahora nuestra lista, veremos como nuestros cálculos ahora si muestran el resultado relativo a los datos filtrados:




En este caso hemos filtrado la columna B para que nos muestre solamente las notas que son >=5 y por tanto las fórmulas de Contar, Suma y Promedio hacen referencia solo a los datos filtrados.
El libro que hemos utilizado en esta entrada lo podeís encontrar aquí

En próximos artículos intentaremos profundizar en las distintas posibilidades de las funciones o fórmulas que excel nos ofrece.

De momento os dejamos un ejercicio para que vayaís practicando



El ejercicio consiste en utilizar la siguiente tabla y con ella aplicar filtros, y calcular el nº total de jugadores de la lista que jugaron con anterioridad a 1960, calcular el promedio de partidos jugados totales así como la suma de todos los goles marcados por dichos jugadores






Salu2
Exceleros


1 comentario:

  1. muy facil,lo utilizare para explicarlo a mis alumnos

    ResponderEliminar

LinkWithin